1. Localiza todas las fuentes
Haz una lista de CRM, hojas de cálculo, agendas, formularios web, carpetas compartidas y archivos de imágenes. Anota quién utiliza cada fuente, cuándo se actualizó por última vez y cuál contiene la versión más fiable de cada dato.
Lista mínima de inventario
- Propiedades activas, reservadas, vendidas y archivadas.
- Contactos y su relación con propietarios, compradores o colaboradores.
- Notas, tareas, visitas y operaciones abiertas.
- Imágenes, planos y documentos vinculados.
- Usuarios, oficinas, roles e idiomas necesarios.
2. Define la información mínima
Cada inmueble necesita una referencia única y los campos acordados: operación, estado, dirección o zona, precio, superficies, características, responsable e imágenes. Los contactos deben diferenciarse y disponer de una base legítima para su tratamiento.
Separa lo obligatorio para trabajar de lo deseable. Si esperas a completar todos los campos históricos, el proyecto puede bloquearse; si importas sin mínimos, trasladarás el desorden al sistema nuevo.
3. Relaciona correctamente las imágenes
Las fotografías sueltas son uno de los mayores costes ocultos. Utiliza carpetas o nombres que incluyan la referencia del inmueble. Decide cuál es la imagen principal, elimina versiones que no deban publicarse y comprueba permisos de uso.
4. Resuelve duplicados y ambigüedades
Dos registros con nombres parecidos no siempre representan a la misma persona o propiedad. Define reglas y deja las decisiones dudosas para revisión humana. Conserva un informe de fusiones y descartes para poder comprobar el resultado.
5. Valida una muestra antes de presupuestar
Una muestra representativa permite descubrir formatos inesperados, campos vacíos e imágenes sin referencia. Incluye casos fáciles y difíciles: una propiedad completa, otra con información escasa, contactos duplicados y una operación con documentos.
En Nordovi Boutique: la puesta en marcha estándar incluye la carga acompañada de hasta 20 inmuebles preparados. Una migración completa, limpieza especial o reconstrucción de información se presupuesta antes de empezar.
6. Acordad quién valida
La agencia debe nombrar a una persona capaz de resolver dudas de negocio y aceptar la muestra. El proveedor puede transformar datos, pero no debe decidir por su cuenta si dos propietarios son la misma persona o qué precio histórico es correcto.
Comprobaciones antes del arranque
- Recuento de registros por tipo y estado.
- Muestra de propiedades con imágenes y documentos.
- Accesos y permisos de cada perfil.
- Recorrido de consulta, visita y operación.
- Plan de copia, fecha de corte y forma de volver atrás.
7. Prepara también la salida
Antes de contratar cualquier sistema, pregunta cómo se exportan propiedades, contactos y documentos. La posibilidad de recuperar los datos debe formar parte de la decisión, aunque no tengas intención de marcharte.
Preguntas frecuentes
¿Se puede migrar todo automáticamente?
No siempre. El formato, los campos, las imágenes y las ambigüedades determinan qué puede automatizarse. Una muestra previa evita promesas poco realistas.
¿Conviene migrar todo el histórico?
No necesariamente. Decide qué necesita el trabajo diario, qué debe conservarse por razones legales u operativas y qué puede archivarse fuera del sistema activo.
¿Quién corrige los datos?
Debe acordarse antes. La agencia suele resolver decisiones de negocio; el proveedor puede ofrecer transformación o limpieza con alcance y presupuesto definidos.